Cobra, factura y concilia el banco sin salir de Fitmewise
Activas los métodos de cobro que usa cada sede, automatizas los reintentos de un impago y generas el XML de la remesa para el banco. Todo dentro de la misma plataforma que gestiona tus cuotas.
Cada sede enciende los métodos de cobro que usa de verdad
Enciendes por sede solo lo que de verdad se usa allí: efectivo, tarjeta o domiciliación. Abrir una filial deja de ser un día de configuración, y en el mostrador nadie ve un método de cobro que ahí no existe.
- Manual (efectivo o transferencia), tarjeta y domiciliación SEPA, cada uno con su interruptor por sede
- La tarjeta pasa por Stripe, Azul o Wompi según el país
- Una sede nueva cobra desde el primer día, sin pasos manuales previos
Los 4 métodos de cobro y cómo se activan
- Catálogo global de 4 métodos — efectivo o transferencia apuntados a mano, tarjeta, recibo SEPA y remesa SEPA en fichero, con un interruptor global además del de cada sede.
- Activación por sede, no por compañía — cada sede tiene su propio interruptor por método, independiente de las demás.
- Efectivo y transferencia son el mismo método, apuntado a mano — se distinguen por dentro por el proveedor de cobro; la tarjeta usa la pasarela (Stripe, Azul o Wompi según el país) y el SEPA usa directamente el recibo o la remesa en fichero.
- Toda sede nueva puede cobrar desde el primer día — hasta agosto de 2026 el catálogo de métodos no tenía datos de partida y una sede recién creada no podía cobrar de ninguna forma; quedó corregido.
Defines la política de impago, y el sistema la ejecuta sola
Tú dices cuántas veces se reintenta, cuándo se avisa y qué recargo se aplica. A partir de ahí nadie persigue recibos por teléfono ni lleva la cuenta de quién va por el segundo intento.
- Hasta 14 reintentos, cada 2 días, antes de dar la baja automática a los 30
- Aviso previo al cobro por email o WhatsApp
- Recargo fijo por devolución, o recargo por cada día de retraso
La política de cobro, campo a campo
- Reintentos — cada cuántos días se reintenta el cobro (2 por defecto) y cuántas veces antes de rendirse (14 por defecto), configurable por sede.
- Baja automática por impago — a los cuántos días sin cobrar se da la baja (30 por defecto); corre en paralelo a los reintentos y gana el que se cumpla antes.
- Preaviso de cobro — con cuántos días de antelación avisa (1 por defecto) y por qué canales. Hoy el que sale de verdad es el email: el canal de WhatsApp se puede marcar, pero todavía no envía.
- Penalización, dos modos excluyentes — un recargo fijo único si el recibo vuelve, o un recargo por cada día de retraso, con su propio importe configurable.
- Estado del cobro visible en Cuotas › Pagos y cobros — pagado, pendiente, fallido, cancelado y devuelto.
Cada sede numera sus facturas a su manera, y la rectificativa nunca toca el original
Cada sede lleva su serie y su prefijo, y una corrección sale como documento nuevo enlazado al anterior. En Costa Rica y en Colombia la emisión va contra tu proveedor fiscal sin que tengas que declarar nada aparte.
- Numeración simple, por año o con prefijo — tú eliges por sede
- La rectificativa es un documento nuevo enlazado al original, que nunca se modifica
- Costa Rica vía GTI (Hacienda) y Colombia vía Siigo, integrados en la emisión
Cómo se numeran, rectifican y declaran las facturas
- Tres modos de numeración por sede — numeración corrida, reiniciada cada año (ejemplo: 2026-001) o con prefijo propio por serie (ejemplo: FC-2026-001), con bloqueo para que dos cajas a la vez no repitan número.
- Rectificativas sin tocar el original — una rectificativa es un documento nuevo, del tipo abono, enlazado a la factura original; la factura original queda intacta.
- Costa Rica y Colombia, con su proveedor fiscal — Costa Rica emite vía GTI con la clave numérica de Hacienda de 50 dígitos; Colombia, vía Siigo.
- Desglose de impuestos por línea — cada línea de factura guarda su propio impuesto, no un único IVA para todo el documento.
- Seguimiento del estado ante el proveedor fiscal — cada cambio de estado del documento fiscal queda registrado con su código y la respuesta del proveedor.
- IVA por defecto de la sede: en revisión. Existe la columna para fijar un impuesto por defecto por sede, pero la propia migración la marca como propuesta pendiente de aprobación; hoy el impuesto se fija línea a línea, no por sede.
Generas el XML del banco y la vuelta se concilia sola
Generas el XML de cobro o de pago al banco desde Fitmewise. Cuando el banco devuelve su fichero de respuesta, se importa solo, para que sepas qué recibo falló sin abrir un extracto.
- pain.008 para el cobro por domiciliación, pain.001 para pagos a proveedores
- El fichero pain.002 que devuelve el banco se importa y concilia solo
- Formato estándar SEPA, aceptado por cualquier banco
Los tres ficheros de la remesa, uno por uno
- pain.008 — adeudo directo (cobro) — genera el XML de domiciliación para pasar por el banco.
- pain.001 — transferencia (pago) — genera el XML para pagar a proveedores.
- pain.002 — conciliación de la vuelta — subes el fichero que devuelve el banco y el sistema importa qué recibos volvieron y por qué.
- Techo conocido: remesas muy grandes. La generación es hoy síncrona y arma todo el XML en memoria; por encima de unos 5.000 recibos en la misma remesa el propio equipo tiene documentado el riesgo, con el plan de arreglo (generación asíncrona) todavía sin construir. Para el volumen habitual de un centro no es un problema.
- El bloque de contabilidad de un cobro nunca va suelto — el XML de remesa es la vía de pago para SEPA en cuotas, bonos y tienda; el resto de métodos se liquidan directamente.
El cobro se dispara solo en la fecha que toca, de semanal a anual
Eliges la periodicidad al montar la tarifa y te olvidas del calendario. Nadie abre una hoja el día 1 para ver a quién le toca pagar este mes.
- Semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral o anual
- Un proceso programado revisa cada día qué cuotas tocan y las dispara
- El prorrateo del primer cobro todavía no calcula el importe — está por llegar
La recurrencia, y el estado real del prorrateo
- 8 periodicidades — semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y anual.
- Disparo automático — un proceso programado revisa cada día qué cuotas vencen y genera su cobro, sin intervención manual.
- Prorrateo: todavía no calcula el importe. Al dar de alta una cuota puedes elegir cómo debería prorratearse el primer cobro —ahora, en la renovación, o cobrar el importe completo sin prorratear—, y esa elección se guarda. Pero hoy ningún cálculo de cobro la lee todavía: el importe que se cobra es el precio completo de la cuota. Es la siguiente pieza en construirse, no algo que prometamos hoy.
Lo que suele preguntarse sobre este módulo
¿Puedo cobrar en efectivo en una sede y solo con tarjeta en otra?
Sí. Cada sede activa sus propios métodos de cobro, con un interruptor independiente por método. No hereda lo que tenga configurado el resto de la cadena.
¿Qué pasa si a un socio le devuelven el recibo varias veces?
Por defecto, se reintenta cada 2 días hasta 14 veces, y si a los 30 días sigue sin cobrarse, se le da la baja automática. Puedes cambiar esos tres números por sede.
¿Puedo emitir una factura rectificativa sin tocar la factura original?
Sí. La rectificativa es un documento nuevo, enlazado a la factura original, que se queda intacta siempre.
¿El primer cobro se prorratea si el socio se da de alta a mitad de mes?
Todavía no. Puedes elegir cómo debería prorratearse, pero hoy el sistema cobra el importe completo de la cuota: el cálculo del prorrateo está por construirse.
¿Lo quieres ver funcionando?
Te lo enseñamos con tu caso: tus tipos de cuota, tus sedes y lo que hoy te obliga a usar dos programas.
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