Que ningún lead se enfríe por falta de seguimiento
Cuatro kanban, tareas con responsable y fecha, y un historial de cada cambio de etapa. Así sabe tu equipo comercial a quién llamar hoy, sin depender de la memoria de nadie.
Un tablero distinto para cada momento del socio
Un prospecto que no ha pisado tu centro y un socio a punto de darse de baja no se trabajan igual. Por eso cada proceso comercial tiene su propio kanban, sus columnas y su comercial asignado.
- 4 kanban de fábrica: Captación, Gestión de activos, Upsell y Reactivación
- Arrastras un lead de columna y queda el registro: quién lo movió, o si fue automático
- Renombras una etapa o añades una nueva sin tocar código: son configurables por sede
Las etapas de cada uno de los 4 pipelines, una por una
- Captación de prospectos — 7 etapas: Nuevos → Contactado → Cita/Tour → Prueba/Clase → Oferta enviada → Cierre pendiente → Ganado/Perdido.
- Gestión de usuarios activos — 5 etapas: Activo → En riesgo → Contactado retención → Oferta retención → Salvado/Baja.
- Upsell de servicios y Reactivación de ex-usuarios — 4 etapas cada uno, y las cuatro plantillas se editan por sede.
- Mover un lead de etapa es una acción propia, no un simple cambio de campo, y cada salto queda en un histórico: de qué etapa a cuál, quién lo hizo y, si no hay responsable, es que lo movió una automatización.
- La etapa vive en una tabla, no en un valor fijo del código: renombras una columna o añades una etapa nueva sin tocar nada más.
Cada llamada tiene dueño y fecha, así no se pierde ningún lead
Una tarea sin responsable no se hace. Cada acción comercial lleva un nombre, una fecha de vencimiento y un recordatorio: nadie se entera tarde de que tenía que llamar.
- 5 tipos de tarea: Llamada, Visita, WhatsApp, Email, Reunión Virtual
- El recordatorio avisa cuando tú decidas, por el canal que tú decidas
- Límite diario, reintentos y SLA por sede; cada tarea guarda su historial
Cómo se gestiona una tarea de principio a fin
- Tipos de tarea — Llamada, Visita, WhatsApp, Email, Reunión Virtual.
- Responsable, vencimiento y prioridad — cada tarea lleva fecha de vencimiento, prioridad y un estado que ya contempla «vencida», además de pendiente y hecha.
- Recordatorio propio — minutos antes de que venza y por qué canal avisa, configurable tarea a tarea.
- Recurrencia — una tarea se repite sola según su propia regla, sin que nadie tenga que recrearla a mano cada vez.
- Configuración por sede — minutos de recordatorio, reintentos, límite diario de tareas, SLA en horas y hora del aviso de vencidas, todo ajustable filial a filial.
- Log de actividad — cada tarea guarda su histórico de eventos, para reconstruir qué pasó y cuándo.
Filtra y sabe a quién llamar hoy, no la semana que viene
Con la cartera de leads creciendo cada mes, lo que separa a un comercial productivo de uno perdido es el filtro correcto. Aquí lo tienes en el propio kanban.
- Filtras por texto libre, etapa, responsable, estado, temperatura, prioridad o rango de fecha
- El estado del lead es un valor cerrado: Activo, Ganado o Perdido, nunca texto libre
- Cada contacto con el lead queda registrado con su canal: WhatsApp, chat, email, llamada o en sede
Qué se puede filtrar y qué queda registrado
- Filtros del kanban — texto libre, etapa, responsable, estado, temperatura, prioridad y rango de fecha de última actualización.
- Estado del lead — Activo, Ganado o Perdido, un valor cerrado, no texto libre que cada comercial escribe a su manera.
- Temperatura y prioridad — también valores cerrados, así que «caliente» significa lo mismo lo escriba quien lo escriba.
- Interacciones registradas — cada contacto con el lead queda guardado con su canal (WhatsApp, chat, email, llamada, en sede), quién lo hizo y el resultado.
- Próximamente: un listado de leads con estos mismos filtros fuera de la vista de kanban, y una segmentación de socios (no leads) por antigüedad de cuota o última visita — hoy ese endpoint no existe.
Diseña la automatización hoy; el motor que la ejecuta llega después
Configuras qué debería pasar en cada momento del ciclo de vida: quién puntúa como lead caliente, cuándo salta el riesgo de baja, a quién se asigna un lead nuevo. Esa parte ya está lista; el motor que la ejecute sin que nadie pulse nada, todavía no.
- 10 disparadores y 12 acciones ya catalogados, condición → acción
- Scoring de leads, riesgo de baja y reglas de asignación: la configuración ya está lista
- Todavía no: el motor que evalúa estas reglas sobre un lead real y actúa solo
Qué se puede configurar ya, y qué falta para que actúe sola
- Automatizaciones — condición → acción, con un catálogo de 10 disparadores (lead creado, cambio de etapa, lead inactivo, venta ganada, carrito abandonado, ticket cerrado, suscripción por vencer, última conexión, cumpleaños del contacto, factura vencida) y 12 acciones (bienvenida por email, crear tarea de llamada, aviso de carrito por WhatsApp, email de nutrición, onboarding, crear tarea de reunión, aviso de carrito por SMS, email de NPS, email de renovación, email a usuario dormido, felicitación por WhatsApp, aviso de factura vencida).
- Scoring de leads — reglas de puntuación configurables por sede.
- Condiciones de riesgo de baja (churn) — severidad y condición, configurables por sede.
- Reglas de asignación automática — a qué comercial se le asigna cada lead nuevo, según las reglas propias de tu sede.
- Próximamente: la ejecución. La configuración ya existe; el motor que la dispara llega después. Hoy un lead nuevo, un carrito abandonado o una cuota vencida no arrancan solos ninguna de estas acciones: hay que crear la tarea a mano desde el kanban.
Lo que suele preguntarse sobre este módulo
¿El CRM me dice solo qué socios están en riesgo de baja?
Hoy no. Configuras la condición de riesgo por sede (por ejemplo, más de 10 días sin fichar), pero el motor que la evalúa sola sobre cada socio todavía no está activo: revisarlo, hoy, es cosa de tu equipo desde el kanban.
¿Puedo tener un kanban distinto para captación y para retención?
Sí. Vienen 4 de fábrica —captación, gestión de activos, upsell y reactivación— y cada uno tiene sus propias columnas, editables por sede.
¿Si un comercial se olvida de llamar a un lead, me entero?
Cada tarea tiene fecha de vencimiento y un estado propio para «vencida». Configuras el límite de horas (SLA) y la hora a la que se avisa de las tareas vencidas, por sede.
¿Puedo asignar los leads nuevos en automático a un comercial?
La regla de asignación (por turno, por comercial fijo o por menos carga) ya se configura por sede. El motor que la aplica sola a cada lead nuevo todavía no está en marcha: hoy la asignación se hace a mano.
Módulos que suelen ir con este
- Encuestas y recogida de feedbackPreguntas hechas para que el socio conteste de verdad, no por salir del paso.Ver el módulo
- Comunicación masiva multicanalEliges el segmento, lanzas el envío, y sabes qué canal manda de verdad hoy.Ver el módulo
- Control de cuota, accesos y uso del centroFijas una vez qué puede hacer cada cuota, y el torniquete lo cumple solo.Ver el módulo
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Te lo enseñamos con tu caso: tus tipos de cuota, tus sedes y lo que hoy te obliga a usar dos programas.
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